Универсальные приемы составления деловых писем

Ни раньше, ни теперь нельзя обойтись без деловой переписки при ведении бизнеса любого масштаба. До сих пор деловое письмо к контрагентам и партнерам, клиентам или руководству компании остается важнейшей формой делового общения. Однако, эффективность многих письменных посланий практического характера остается низкой. Все дело в том, что при написании бизнес-текстов авторам редко удается соблюдать четкий план документа.

Ключевое слово или даже понятие в процессе переписки – деловая. Чаще всего письмо отвечает на какой-то вопрос, поставленный партнером или руководителем, исполнителем или коллегой. Исходя из этого, необходимо строить письмо – после обязательных вежливых формальностей сразу же необходимо приступать к делу, ответам на вопросы. Очень важно писать так, чтобы ответы или пояснения невозможно было истолковать двояко. Очень часто деловое письмо могут использовать в качестве аргумента в споре, для подтверждения взятых на себя обязательств.

Деловая переписка – имидж и еще раз имидж фирмы, вряд ли кто-то станет с этим спорить. А качественный и безупречный имидж – это половина успеха в бизнесе. Для деловых писем очень важно соблюдение стиля и отсутствие ошибок любого типа. Уже сегодня многие предприятия привлекают для написания важных деловых писем специалистов – копирайтеров и филологов, специализирующихся на бизнес-текстах. Во-первых, копирайтер сделает деловое письмо точным и легким, убедительным и лаконичным настолько, что его с радостью перечитают дважды. Положительная реакция на деловой текст, составленный специалистом, гарантирована в любом случае.